Das Mediationsverfahren lässt sich grundsätzlich in verschiedene Phasen einteilen:

• Das Erstgespräch dient zunächst der näheren Erläuterung des Verfahrens. Es wird über die Eignung des Verfahrens für den konkreten Konflikt entschieden, das weitere Vorgehen besprochen und die Zusammenarbeit geregelt.
• In der nächsten Phase werden die Konfliktbereiche festgestellt und die Themen, die innerhalb des Verfahrens besprochen werden sollen, festgelegt und gewichtet. Im weiteren Verlauf werden die Themen einzeln bearbeitet.
• Die Phase der Konflikterhellung ist das Kernstück der Mediation. Jede Partei erhält die Gelegenheit, ihre Sicht auf den Konflikt darzustellen. Es geht vor allem darum, die Interessen, Beweggründe und Bedürfnisse, die hinter den Positionen verborgen liegen, herauszuarbeiten. Von Bedeutung ist sowohl das Verstehen der eigenen Beweggründe als auch die der anderen Seite.
• Im folgenden Schritt steht die Erarbeitung möglichst zahlreicher, kreativer Lösungsoptionen im Vordergrund, die zunächst nur gesammelt und noch nicht auf ihre Umsetzbarkeit überprüft werden.
• In der Phase der Verhandlung werden alle genannten Lösungsoptionen von den Beteiligten diskutiert und bewertet. Es wird darüber verhandelt, welche Lösung für alle Beteiligten geeignet ist.
• Am Ende steht die Vereinbarung. Das bedeutet: Die konsensfähige Lösung wird ausformuliert und rechtsverbindlich schriftlich fixiert.